Este posibil ca o firma cu sediul social in locuinta sa inregistreze cheltuieli pentru becuri, detergenti si altele similare?

Intrebare

O firma cu sediul social in propria locuinta (apartament) nu desfasoara activitati economice la acest sediu si nu are schimbare de destinatie, ci pastreaza doar documentele firmei acolo. Este posibil sa inregistreze cheltuieli precum becuri, detergenti si altele similare? Ce documente sunt necesare pentru aceste cheltuieli si care este temeiul legal care permite acest lucru?
Multumesc.

Raspuns

Inregistrarea cheltuielilor pentru o firma cu sediul social la domiciliu: Becurile, detergentii si alte materiale similare

Pentru o firma care isi are sediul social in propria locuinta (apartament) si nu desfasoara activitati economice la acest sediu, ci pastreaza doar documentele firmei acolo, exista anumite conditii sub care cheltuielile cu becuri, detergenti si alte materiale similare pot fi inregistrate si deduse fiscal.

Temeiul legal

Conform Codului Fiscal, cheltuielile efectuate de o firma trebuie sa fie legate de activitatea economica a acesteia pentru a fi deduse. Astfel, cheltuielile trebuie sa fie justificate si necesare in desfasurarea activitatii economice. In cazul unei firme cu sediul social in propria locuinta, daca cheltuielile cu becuri, detergenti si alte astfel de materiale sunt necesare pentru mentinerea unui mediu adecvat pentru arhivarea si gestionarea documentelor firmei, acestea pot fi considerate deductibile.

Documente necesare pentru justificarea cheltuielilor

Pentru a putea inregistra si deduce fiscal astfel de cheltuieli, firma trebuie sa aiba:

1. Facturi fiscale: Acestea trebuie sa fie emise pe numele firmei si sa detalieze fiecare produs achizitionat (becuri, detergenti etc.).

2. Contract de comodat (daca este cazul): Daca locuinta unde este stabilit sediul social nu apartine asociatului/administratorului firmei, ci altcuiva, este necesar un contract de comodat (imprumut de folosinta) pentru a justifica utilizarea spatiului respectiv pentru activitatea firmei.

3. Pastrarea documentelor justificative: Este esential sa pastrati toate documentele care justifica necesitatea acestor cheltuieli pentru activitatea economica a firmei. Aceste documente pot include rapoarte de activitate, note de serviciu sau alte documente interne care explica necesitatea materialelor achizitionate.

Posibilitatea inregistrarii cheltuielilor

Cheltuielile pentru becuri, detergenti si alte materiale similare pot fi considerate deductibile daca respecta urmatoarele conditii esentiale:

1. Legatura directa cu activitatea economica: Cheltuielile trebuie sa fie direct legate de mentinerea unui mediu adecvat pentru pastrarea si gestionarea documentelor firmei.

2. Proportionalitatea: Cheltuielile trebuie sa fie rezonabile si proportionale cu activitatea desfasurata. De exemplu, achizitionarea unor cantitati mari de detergenti pentru un spatiu mic poate ridica semne de intrebare in cazul unui control fiscal.

3. Transparenta: Este important ca toate achizitiile sa fie documentate transparent si clar justificate.

In concluzie, pentru o firma cu sediul social in propria locuinta care nu desfasoara activitati economice la acel sediu, este posibil sa se inregistreze cheltuieli pentru becuri, detergenti si alte materiale similare, cu conditia ca acestea sa fie justificate ca fiind necesare pentru buna functionare a activitatii firmei. Asigurarea documentatiei adecvate si a respectarii temeiului legal este cruciala pentru a evita probleme in cazul unui control fiscal.