Cat de ilegal este sa functionam pe baza de voluntariat, fara plata salariilor si taxelor catre stat?

Intrebare

Buna seara,

Stimate domnule avocat,

Recent, am primit o notificare din partea Primariei Oradea in legatura cu asociatia noastra de proprietari. Legislatia ni se pare foarte ambigua si dorim sa ne conformam cerintelor legale.

Asociatia noastra este formata din 20 de apartamente ale unei scari de bloc. In urma adunarii generale a proprietarilor, am ales un presedinte, un cenzor si un administrator-contabil-casier, care este atestat de catre primarie. In notificarea primita se mentioneaza ca trebuie sa avem fise de post pentru cele trei functii si ca acesti membri trebuie sa fie angajati cu forme legale, altfel riscam amenzi foarte mari pentru contraventii.

Am avea nevoie de indrumari clare din partea dumneavoastra si va rugam sa ne ajutati cu urmatoarele aspecte:

1. Nu am gasit un model de fisa de post pentru cele trei functii mentionate. Ne puteti ajuta cu modele standard sau cu indrumari specifice in acest sens?
2. Sub ce forma ar trebui sa realizam angajarea atat pentru administrator, cat si pentru cenzor? In prezent, administratorul are un program saptamanal de colectare a taxelor de 1 ora si locuieste in cadrul blocului nostru, fiind angajat full-time la un alt loc de munca. Cenzorul verifica lunar actele asociatiei si intocmeste calculul pentru lista de plata lunara; acesta este, de asemenea, angajat full-time la alt loc de munca.

De-a lungul celor 10 ani de cand functionam, am avut aceasta structura prin rotatie, pana cand a fost legiferata cerinta ca administratorul sa fie atestat. Suntem rigurosi cu plata facturilor si avem un fond de rulment pe apartament si adunam fonduri pentru reabilitarea termica a blocului. Presedintele si seful de scara nu sunt remunerati, iar munca de gestionare a documentelor si fondurilor este realizata de administrator si cenzor.

Intrebarea noastra este:

Cat de ilegal este sa functionam pe baza de voluntariat, fara plata salariilor si taxelor catre stat? Care ar fi cea mai putin costisitoare forma legala de angajare pentru administrator si cenzor?

Va multumim anticipat si va dorim toate cele bune!

Cu stima,
Asociatia de Proprietari

Raspuns

Buna seara,

Stimata Asociatie de Proprietari,

Intelegem dificultatile pe care le intampinati in conformarea cu legislatia in vigoare privind functionarea asociatiilor de proprietari. In continuare, va vom oferi indrumari detaliate pentru a clarifica cele doua aspecte esentiale: modelul de fisa de post si modalitatile legale de angajare a personalului asociatiei.

Necesitatea Fiselor de Post

Fisele de post sunt esentiale pentru a stabili clar responsabilitatile si atributiile fiecarui rol din asociatie. Aceste documente servesc atat pentru transparenta, cat si pentru a proteja asociatia in caz de eventuale litigii. In continuare, va oferim modele standard pentru fiecare functie mentionata: presedinte, cenzor si administrator.

Model Fisa de Post Presedinte Asociatie de Proprietari

Obiectiv: Coordonarea activitatilor asociatiei si reprezentarea intereselor proprietarilor.

Responsabilitati:

1. Convocarea si desfasurarea adunarilor generale.
2. Intocmirea si semnarea documentelor oficiale ale asociatiei.
3. Asigurarea respectarii regulamentului intern si a deciziilor adunarii generale.
4. Gestionarea relatiilor cu autoritatile locale si alte entitati externe.

Model Fisa de Post Cenzor

Obiectiv: Verificarea si validarea actelor contabile ale asociatiei si asigurarea transparentei financiare.

Responsabilitati:

1. Verificarea lunara a documentelor contabile si a cheltuielilor.
2. Intocmirea rapoartelor de audit intern pentru adunarea generala.
3. Monitorizarea conformarii cu reglementarile legale si fiscale.
4. Propunerea de masuri pentru imbunatatirea gestiunii financiare.

Model Fisa de Post Administrator-Contabil-Casier

Obiectiv: Gestionarea administrativa si financiara a asociatiei.

Responsabilitati:

1. Colectarea taxelor si intretinerea conturilor bancare ale asociatiei.
2. Intocmirea si actualizarea listei lunare de plata.
3. Gestionarea facturilor si contractelor de furnizare.
4. Atestarea si prezentarea raportarilor financiare catre cenzor si presedinte.

Legalitatea si Modalitatile de Angajare

Conform legislatiei actuale (Legea nr. 230/2007 privind infiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari), este obligatorie angajarea cu forme legale a personalului care detine functii remunerate in cadrul asociatiei. Functionarea pe baza de voluntariat pentru roluri care implica responsabilitati contabile si financiare este nereglementata si poate fi sanctionata prin amenzi.

Angajarea Administratorului si Cenzorului

1. Administratorul poate fi angajat pe baza unui contract individual de munca (CIM) cu norma partiala, corespunzator timpului efectiv lucrat pentru asociatie. De exemplu, daca colecteaza taxe 1 ora saptamanal, contractul poate reflecta aceasta norma.

2. Cenzorul ar trebui angajat, preferabil, printr-un contract de colaborare sau un contract de prestari servicii, ceea ce permite stabilirea unui tarif pe sedinta de audit sau pe ora lucrata.

Costuri Asociate si Forme Legale

• Contract Individul Munca (CIM): Implica plata salariului minim pe economie, contributii la asigurarile sociale si de sanatate, precum si impozit pe venit. Poate fi incheiat pentru norma partiala, in functie de timpul efectiv lucrat.

• Contract de Prestari Servicii sau Colaborare: Acesta ofera flexibilitate si poate fi avantajos pentru cenzor. Plata se face pe baza facturilor emise de cenzor, iar contributiile sociale si impozitele sunt responsabilitatea sa.

Angajarea cu forme legale asigura conformitatea cu reglementarile in vigoare si protejeaza asociatia de potentiale sanctiuni si litigii. Este important sa inregistrati toate contractele la ITM (Inspectoratul Teritorial de Munca) si sa respectati obligatiile de raportare fiscala.

In concluzie, pentru a minimiza costurile, recomandam angajarea administratorului pe un CIM cu norma partiala si colaborarea cu cenzorul pe baza unui contract de prestari servicii, in functie de orele efectiv lucrate. Aceste masuri va vor ajuta sa va conformati cerintelor legale fara a impune o povara financiara semnificativa asupra asociatiei.

Va dorim succes in gestionarea si conformarea cu legislatia in vigoare si va ramanem la dispozitie pentru orice alte intrebari sau clarificari.